承接31步案件办理流程 · 步骤31（案件归档）
归档通知发送记录、飞书台账状态更新
结案后超过1个月未归档的，行政人员应催办并记录
整理完毕的案卷材料（纸质+电子）
带"★"号的目录材料为必备项，不得遗漏；线上交付截图须含双方账号信息
卷宗封皮
填写完备的卷皮封面
卷宗目录（已打勾+页码）
目录中带"★"标记的为归档必备材料，不得遗漏缺失；特殊情况须附情况说明
排列整齐、包裹完毕的待审卷宗
未经主任审批签字，不得装订归档；行政人员须严格审查，不合格一律退回
装订成册的案卷
纸质案卷上架、电子版上传、台账更新
电子版与纸质版必须一致，扫描不得遗漏页面
归档确认记录、月度归档汇总表
| 序号 | 内容 | 必备 | 页码 |
|---|---|---|---|
| 1 | 收案登记表 | □ | |
| 2 | ★ 委托代理合同 | ★ | □ |
| 3 | ★ 收费凭证（付款凭证、增值税发票、财务收据等） | ★ | □ |
| 4 | ★ 委托人身份证明 | ★ | □ |
| 5 | ★ 所函、授权委托书 | ★ | □ |
| 6 | 阅卷笔录 | □ | |
| 7 | 会见当事人谈话笔录（形成会议纪要，当事人及律师签字） | □ | |
| 8 | 检索报告（法律法规/某个法律问题/类似案例） | □ | |
| 9 | 集体讨论记录 | □ | |
| 10 | 案件分析报告 | □ | |
| 11 | 代理词 | □ | |
| 12 | 劳动仲裁的系列法律文书 | □ | |
| 13 | ★ 起诉状、上诉状或答辩状 | ★ | □ |
| 14 | ★ 证据目录和证据材料 | ★ | □ |
| 15 | 对方当事人的文件资料 | □ | |
| 16 | 第三人或反诉的文件资料 | □ | |
| 17 | ★ 案件受理通知书、缴纳诉讼费材料、应诉通知书、权利义务告知书、财产保全申请书、网络查控申请书、保函、证据保全申请书、鉴定申请书等申请材料，以及法院出具的裁定书等程序性文书材料 | ★ | □ |
| 18 | 庭审提纲 | □ | |
| 19 | 管辖权异议程序文件 | □ | |
| 20 | ★ 开庭传票 | ★ | □ |
| 21 | ★ 庭审笔录、庭前证据交换笔录 | ★ | □ |
| 22 | 撤诉书（撤诉申请书）、庭外和解协议 | □ | |
| 23 | ★ 判决书、裁定书、调解书 | ★ | □ |
| 24 | 退费材料（诉讼费结算通知书、专用票据退费） | □ | |
| 25 | 执行程序系列文件 | □ | |
| 26 | 工作日志（包括承办律师、协办律师及律师助理工作日志） | □ | |
| 27 | ★ 办案小结 | ★ | □ |
案件办结后1个月内必须完成归档，不得拖延积压
目录中带"★"号的材料为必备项，缺失须附书面说明
未经主任审批签字，不得装订归档
任何档案借出须经审批，密卷须主任亲自审批
严禁在案卷上涂写、撕页、抽换、毁损材料
电子归档与纸质归档内容必须完全一致，不得选择性归档
| 异常情形 | 处理方式 |
|---|---|
| 结案超1个月未归档 | 行政催办并记录；超2个月报主任，扣罚相应考核分 |
| 必备材料遗失 | 承办律师书面说明原因，尽力补齐；无法补齐的由主任决定处理方案 |
| 案卷被借出后逾期未还 | 逾期第1天催还，超3天报主任，超7天书面警告 |
| 案卷归还时有缺页/涂改 | 立即报主任，追究借阅人责任，评估影响并补救 |
| 外部机关调取案卷 | 须主任审批，留存调取凭证复印件，台账登记 |
| 离职律师未完成归档 | 离职交接时须完成全部归档，否则不予办理离职手续 |
| 电子档案损坏/丢失 | 从备份恢复，检查备份机制，追究责任人 |
| 档案室发生灾损 | 立即上报主任，启动应急抢救，评估损失，从电子备份恢复 |
用于步骤7：提交归档审批，主任签字确认
用于借阅申请、审批、归还确认
用于超期档案销毁审批
民事打印版，用于步骤5